Resum Buku Bank Budgeting Teguh Pudjo Muljono_BAB III

MEKANISME KERJA ANGGARAN

Untuk mencapai fungsi alat perencanaan dan pengawasan, anggaran perlu dukungan dari top manajemen dan partisipasi dari seluruh unit kerja, sehingga dapat mencakup tiap kegiatan usaha bank. Tiap jenis usaha harus dapat diukur performance dan tingkat varience yang ada.

A.    PERSIAPAN PENYUSUNANAN ANGGARAN BANK

Sebelum suatu sistem anggaran diterapkan, perlu diperhatikan terlebih dahulu berbagai faktor yang mempengaruhi sukses tidaknya pemakaian anggaran dalam suatu bank

a.      Faktor-faktor dalam penyusunan anggaran

Ada beberapa faktor yang perlu diolah dahulu agar dapat menciptakan sistem anggaran yang optimal antara lain :

1.      Dukungan manajemen

Dukungan manajemen merupakan faktor penting dalam penyusunan anggaran. Anggaran bank untuk jangka panjang (corporate pan) akan merupakan pedoman kerja bagi setiap manjemen dalam merumuskan berbagai kebijakan politis, strategis, taktis dan teknis. Sistem anggaran juga akan merombak gaya kepemimpinan otoriter menjadi gaya kepemimpinan partisipatif. 

2.      Partisipatif seluruh pegawai bank

Agar semua pegawai dalam suatu bank memahami segala segala sesuatu tentang anggaran, maka perlu diadakan pendidikan anggaran kepada semua tingkatan pegawai yang ada.

b.      Faktor sarana kerja

Pelaksanaan anggaran yang baik perlu berbagai sarana yang memadai antara lain :

1.      Tenaga kerja (brain ware) yaitu unit kerja yang bertugas mengkoordinir kegiatan kerja , baik berupa penyusunan, pencatatan,evaluasi hasil kerja, penyusunan perbaikan dan seterusnya.

2.      Sistem, prosedure, tata kerja (software) yaitu segala sistem yang diperlikukan dalam penyusunan anggaran, meliputi tata cara penyusunan, standart performance/standart cost, informasi intern dan ekstern, formula untuk memprediksi kerja, formulir penyusunan, sistem laporan, sistem rekening stelsel dan tata cara pemberian reward and punishment.

3.      Sarana perangkat keras meliputi mesin-mesin, formulir kerja, tempat arsip dan seterusnya.

c.       Faktor biaya

Besar kecilnya biaya yang sediakan untuk anggaran tentu berbeda dari bank satu dengan bank lainnya, hal ini tergantung dari besar kecilnya organisasi anggaran, bentuk dan sarana software yang digunakan, bentuk dan jenis hardware yang digunakan, kualitas tenaga kerja yang dipakai, kualitas sistem dan prosedur yang dipakai dan seterusnya.

d.      Faktor kelengkapan informasi

Jenis informasi yang digunakan masing-masing tingkat manajemen akan berbeda satu sama lain. Informasi yang diperlukan dapat berupa informasi formal maupun informal. Disamping itu informasi tidak langsung berhubungan dengan kegiatan perbankan itu sendiri juga sangat diperlukan dalam menyusun anggaran.

e.       Faktor jenis usaha dari bank yang bersangkutan

Bentuk dan jenis usaha bank akan mengakibatkan perbedaan faktor para nasabahnya, kebutuhan dananya, pemasaran jasa dan seterusnya. Selain perbedaan-perbedaan itu, bank juga harus memperhatikan faktor bank sejenis yang menjadi pesaing utama bank itu sendiri.

f.       Perkembangan kegiatan perekonomian secara makro

Semakin besar dan luasnya kegiatan perusahaan tentu akan semakin terasa pengaruh dari kegiatan perekonomian secara makro, oleh karena itu kegiatan perekonomian yang sedang berlangsung perlu diamati seksama. Berbagai aspek yang perekonomian yang perlu dipertimbangkan yaitu tingkat pertumbuhan perekonomian baik nasional maupun internasional, kebijakan moneter, perbankan, pasar uang dan  modal, perpajakan, pertumbuhan tingkat suku bunga, bunga kredit, perubahan kurs valuta asing dan seterusnya

B.     PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran suatu bank merupan suatu jalan yang panjang dan berliku-liku serta banyak hambatan yang harus dilalui dengan baik, oleh karena itu perlu diperhatikan langkah-langkah dalam menyusun suatu anggaran.

a.      Preliminary study

Yaitu pengumpulan informasi atau data yang diperlukan untuk penyusunan anggaran. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam preliminary study antara lain :

1.      Perumusan sasaran usaha

Sasaran usaha dalam jangka panjang menggunakan pendekatan top down approach dimana kebijakan ini banyak dipengaruhi oleh keinginan dari para pemegang saham, peraturan-peraturan dan kebijakan pemerintah, perilaku, filosofi dan kualiatas dari top manajemen, kondisi organisasi, tingkat persaingan dan ruang lingkup usaha. Sedangkan untuk sasaran jangka pendek menggunakan pendekatan bottom up approach dimana pendekatan ini akan diperoleh hasil rumusan usaha yang komprehensif.

2.      Planning assumtion

Planning assumtion bersifat sensitif, maksudnya tiap perubahan atau perbedaan planning assumtion akan mempunyai pengaruh terhadap perhitungan anggaran. Dengan ditetapkan planning assumtion maka sasaran dari bank itu akan lebih jelas.

b.      Penelitian suatu risiko usaha

setiap usaha pasti mempunyai berbagai risiko, berikut beberapa risiko yang terjadi dalam suatu usaha, antara lain :

Ø  Risiko moneter terjadi dari perubahan kebijaksanaan yang drastis di bidang moneter oleh pemerintah.

Ø  Risiko politis terjadi dari pergolakan politik disuatu daerah/negara.

Ø  Risiko persaingan usaha terjadi dari persaingan dari perusahaan sejenis baik dari pelayanan maupun jasa-jasa yang ditawarkan.

Ø  Risiko dari sifat usaha bank itu sendiri yang terjadi dari kejahatan pembobolan bank yang timbul karena kode-kode rahasia bank bocor atau dibocorkan oleh pihak-pihak tertentu. Selain itu faktor kelalaian manusia juga menjadi pemicu resiko ini.

Ø  Risiko uncertainty  disebabkan kegiatan-kegiatan usaha yang tidak pasti.

Ø  Risiko birokratisme disebabkan oleh peraturan-peraturan pemerintah, bank central maupun norma-norma bisnis dan perbankan yang mengalami perubahan dari waktu kewaktu.

c.       Critical point dari sasaran yang akan dicapai

Apabila macam bentuk dan sifat kendala (Critical point) tidak disadari sebelumnya akan merupakan bottle neck dalam pencapaian sasaran yang sudah ditetapkan dalam anggaran. Sedangkan disisi lain akan menimbulkan pemborosan sumber dana dan daya yang dimiliki. Ragam bentuk dan sifat critical point dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Organisasi bank itu sendiri

Kegagalan dalam pencapaian sasaran usaha seperti yang telah dianggarkan karena kurang menyadari kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi itu sendiri. Sehingga dalam menyusun anggaran harus sadar benar dengan besarnya kapasitas dari organisasi yang akan mendukungnya.

2.      Sumber dana

Sumber dana baik jenis maupun volume perlu diketahui dalam rangka perencanaan besarnya volume kredit, investasi yang akan perluasan usaha dan lain-lain untuk menghindari terjadinya maturity gap, interest gap maupun volume gap.

3.      Pasar perbankan

Sumber dana dan pemasaran produk dan jasa perbankan saing berkaitan erat, sehingga di dalam perencanaan pemasaran produk dan jasa perbankan perlu didukung dengan dana yang memadai dan analisa kapasitas pasar yang dapat menampung pemasaran dana dan jasa dari bank tersebut.

4.      Sistem perbankan yang ada

Mekanisme kerja perbankan suatu negara dengan negara lain memiliki perbedaan. Seperti didalam penyusunan rencana kerja harus memperhatikan perundang-undangan pemerintah yang ada, norma-norma dan etika perbankan pada umumnya, serta instrumen yang ada dalam masyarakat.

5.      Perkembangan perekonomian secara makro

Kecenderungan kegiatan perbankan yang dilakukan lebih banyak mengikuti perkembangan perekonomian atau moneter yang sedang berlangsung.

6.      Penetapan keseimbangan faktor-faktor usaha

Faktor-faktor produksi dalam menjalankan fungsinya masing-masing tidak dapat berdiri sendiri-sendiri.satu sama lain saling mengait membentuk gelang-gelang rantai yang membentuk suatu kebulatan. Apabila terdapat satu gelang rantai yang lemah dan tidak diperbaiki atau disesuaikan kapasitasnya, maka dalam pelaksanaan program kerja akan terjadi kegagalan.

d.      Penetapan target usaha

Setelah critical point teridentifikasi dengan jelas, kemudian juga telah diketahui volume kapasitas faktor produksi atau faktor usaha, maka selanjutnya akan dengan mudah dapat diketahui berapa besarnya target usaha yang akan dicapai bertitik tolak dari kapasitas faktor produksi atau faktor usaha yang terkecil.

e.       Perhitungan tolok ukur usaha

Penetapan besarnya volume usaha yang akan dicapai oleh masing-masing unit kerja disatu pihak, dan di pihak lain dalam perkiraan besarnya pendapatan dan cost yang akan diperolehnya. Bentuk‑bentuk tolak ukur yaitu :

1.      Tolak ukur mengenai pendapatan atau revenue yaitu penetapan berapa besarnya harga untuk tiap jenis produk dan jasa yang akan dijual dan volume usaha yang akan ditempuhnya.

2.      Tolak ukur mengenai kualitas dana, kuantitas dari produk dan jasa perbankan yang akan dijual. Produk dan jasa harus ditetapkan terlebih dahulu spesifikasi administratifnya, jadi secara kuantitatif bentuk produk dan jasa yang akan dijual tersebut harus jelas.

3.      Tolak ukur untuk biaya dapat dilakukan sesuai tolak  ukur kualitas biaya tenaga kerja, biaya material dan biaya overhead yang perlu diukur berapa biaya yang harus dikeluarkan.

f.       Penyusunan anggaran

Dalam menyusun anggaran perlu memperhatikan bentuk dan jenis anggaran. Selain itu anggaran tersebut menggambarkan kegiatan usaha yang akan dilaksanakan serta nilai rupiah yang akan diterima maupun yang akan dikeluarkan.

g.      Pelaksanaan anggaran

Sebelum anggaran yang akan dilaksanakan diimplementasikan, sebaiknya dipersiapkan sarana-sarana kerja yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan anggaran tersebut. Dalam pelaksanaan anggaran tersebut, setiap unit kerja dalam rangka mencapai sasaran usaha yang telah ditetapkan.

h.      Revisi anggaran

Agar anggaran tetap operasionil maka anggaran perlu segera dilakukan revisi seperlunya. Besar kecilnya revisi yang harus dilakukan tentu tergantung pada tingkat materialitas dari perubahan situasi dan kondisi yang ada.

i.        Laporan anggaran

Informasi-informasi yang ada dalam laporan anggaran akan membantu top manajement dalam mengambil kebijakan baru yang akan ditempuh untuk meningkatkan profitability bank atau untuk mencapai sasaran yang lebih baik. Selain itu juga bermanfaat untuk mengetahui performance tiap unit-unit kerja dan untuk penetapan reward and punishment.